Idea uczenia się od innych, porównywania się z najlepszymi i rozumnego, przemyślanego przejmowania dobrych pomysłów w warunkach narastającej konkurencji staje się dziś skutecznym sposobem rozwiązywania wielu problemów zarówno strategicznych, jak i organizacyjnych.
Benchmarking jest metodą stosowaną w zarządzaniu, polegającą na porównywaniu się do najlepszych w danej dziedzinie oraz ciągłemu doskonaleniu się poprzez umiejętne kopiowanie dobrych pomysłów konkurencji. Ideą jest orientacja na najwyższą jakość produktów lub usług. W trakcie procesu benchmarkingu konieczne jest określenie kto jest liderem, kto ustala standardy oraz zdefiniowanie czym dla nas te standardy właściwie są.
By osiągnąć pożądane cele, należy wskazać obszary wymagające reorganizacji lub ulepszenia. Następnym krokiem jest identyfikacja przedsiębiorstw, które uznamy za najlepsze, a w późniejszym czasie staną się naszym punktem odniesienia. Kolejnymi etapami są już konkretne działania, mające na celu „podpatrzenie” konkretnych praktyk, skonfrontowanie ich ze stosowanymi u nas, oraz próby wprowadzenia ich do naszej organizacji.
Zostawmy jednak na moment istotę samego procesu i zacznijmy od początku. Wyrażenie „benchmarking” początkowo było używane przez szewców podczas mierzenia ludzkich stóp, by uszyć odpowiednie buty. W języku angielskim bowiem słowo „bench” to ławka, słowo „mark” – znak, oznaczać. Dzisiaj benchmarking jest też terminem stosowanym w informatyce i wiąże się z określaniem oraz porównywaniem wydajności.
Benchmarking jako dziedzina zarządzania po raz pierwszy formalnie została użyta przez firmę Xerox. W latach siedemdziesiątych to amerykańskie przedsiębiorstwo było zmuszone stawić czoła japońskiej konkurencji. Zdano sobie wówczas sprawę z konieczności wprowadzenia koncepcji zarządzania przez jakość. Warto wspomnieć, że przez dziesięciolecia termin w pewien sposób ewoluował i przeszedł liczne przeobrażenia. Ciągle jednak główną ideą benchmarkingu jest filozofia uczenia się od liderów i przejmowania najlepszych praktyk. Kiedyś jednak praktyka ta była stosowana jedynie przez duże koncerny, obecnie coraz częściej wykorzystują ją również małe i średnie przedsiębiorstwa. Warunkiem zastosowania tej metody nie są bowiem możliwości finansowe, a świadomość kadry zarządzającej.
Wracając do istoty benchmarkingu, można go podzielić według różnych kryteriów. Jeśli firma porównuje się z liderami w swojej branży, mamy do czynienia z benchmarkingiem strategicznym. Proceduralny występuje wówczas, gdy przedsiębiorstwo porównuje się z liderami dowolnej branży, wiodącymi w różnych dziedzinach działalności. Marketingowy natomiast pojawia się kiedy firma systematycznie bada i porównuje opinie, dotyczące jakości i istotnych cech jej produktu z opiniami o wyrobach firm konkurencyjnych. Przedmiotem porównań mogą być zarówno całe przedsiębiorstwa, ich struktura, miejsca pracy, produkty i komponenty. Można też porównywać zjawiska bardziej szczegółowe, takie jak na przykład aktywność współpracowników. Benchmarking jest pojęciem pojemnym, umożliwia bowiem porównanie produktów, usług, metod i procesów.
Kolejny wyznacznik analizy to kryterium przedmiotowe. Wyróżniamy tutaj również benchmarking strategiczny, który w tym przypadku. polega na porównywaniu wizji, misji i strategii liderów rynkowych w celu określenia ich kluczowych czynników sukcesu. procesów, produktów oraz metod zarządzania. Kolejny rodzaj to benchmarking procesów, zgodnie z którą analizuje się procesy liderów rynkowych pod kątem ich efektywności i wartości dla klienta.
Benchmarking produktów dotyczy produktów i usług oferowanych przez lidera. Benchmarking metod zarządzania natomiast koncentruje się na porównywaniu stosowanego przez lidera systemu zarządzania. Dotyczy on planowania, podejmowania decyzji, organizowania, zarządzania zasobami ludzkimi i kontrolowania.
Ostatnim z istotnych kryteriów jest podmiotowy podział benchmarkingu. Sytuacja, kiedy przeprowadzane są analizy i porównania wewnątrz przedsiębiorstwa to benchmarking wewnętrzny. Gdy punktem odniesienia są firmy zewnętrzne, mamy do czynienia z benchmarkingiem konkurencyjnym. Istnieje jeszcze benchmarking funkcjonalny, który polega na porównywaniu się z firmami spoza sektora właśnie pod względem funkcjonalnym.
Benchmarking staje się coraz bardziej popularną metodą stosowaną przez kadry kierownicze. Jest to niewątpliwie bardzo pozytywny trend, często bowiem mamy do czynienia z tzw. intuicyjnym zarządzaniem, co nie przekłada się na skuteczność i sukces firmy. Podejmując decyzję o zastosowaniu benchmarkingu w swojej firmie, warto znać jego procedurę, by uniknąć błędów, jakie najczęściej mu towarzyszą. Pierwsza kwestia, którą warto poruszyć to mylenie procesu benchmarkingu z samymi badaniami. Należy pamiętać, że wszelkie badania, choć ważne i przydatne, dostarczają nam jedynie „liczb”. Benchmarking natomiast, to wiedza, co znajduje się poza tymi liczbami. Z wszelkich statystyk możemy dowiedzieć się w jakiej pozycji aktualnie się znajdujemy. To jednak za mało, by tę pozycję poprawić.
Rzecz kolejna to, mówiąc potocznie, orientacja na jakość, nie na ilość.
Często pojawia się tendencja do zbyt rozległego i złożonego planowania procesu, a to sprawia, że nie sposób go później przeprowadzić. Proces bowiem, jest zbiorem zadań. System natomiast zbiorem procesów. Należy więc unikać analizy całego systemu. Będzie to bardzo kosztowne, czasochłonne i oczywiście trudne do sfinalizowania. Problemem, który również niesie za sobą ryzyko porażki to nieodpowiedni dobór tematu. Zdarza się, że jest on nieuchwytny i trudny do zmierzenia. Praca jest wówczas żmudna i męcząca, a pożądane wyniki niemożliwe do osiągnięcia. Orientacja na wynik wymusza na przeprowadzającym proces jego spójne zaplanowanie. Gdy przedmiot benchmarkingu będzie niedopasowany do ogólnej strategii i rzeczywistych celów firmy, nie uzyskamy odpowiedzi na nurtujące nas pytania. 
Dwie ostatnie, warte poruszenia kwestie są bezpośrednio związane z przedsiębiorstwem, które będzie naszym punktem odniesienia. Pierwsza, to niedokładne zbadanie partnerów benchmarkingowych, które pociąga za sobą ogromną stratę czasu zarówno partnera, jak i naszego. Istnieje bowiem swego rodzaju „etykieta” benchmarkingu, której jedna z naczelnych zasad mówi, by nigdy nie zadawać parterowi pytań, na które sam będziesz w stanie sobie odpowiedzieć podczas badań.
Ostatnia rzecz, to kwestia etyki. Uczciwe przeprowadzenie procesu benchmarkingu wymaga zgody i wiedzy badanych partnerów. Kadry analizowanego przedsiębiorstwa muszą mieć świadomość, które obszary zamierzamy badać oraz jak będziemy wykorzystywać zdobytą wiedzę.
Benchmarking, choć stosowany już od wielu lat, można z pełną odpowiedzialnością nazwać metodą przyszłości. Ciągle bowiem rozwija się, zyskuje nowych zwolenników i służy doskonaleniu przedsiębiorstw na całym świecie. Idei systematycznego usprawniania firmy i ciągłego dążenia do perfekcji przyświeca jeden cel. Jest nim osiągnięcie sukcesu i utrzymanie pozycji lidera w dłuższej perspektywie czasu. Twórcze myślenie, umiejętne zdobywanie cennych informacji i efektywne wdrażanie innowacyjnych rozwiązań jest prostą drogą do zwycięstwa na rynku.
