Księgowego pilnie zatrudnię

Prowadzenie księgowości to niewdzięczny, aczkolwiek bardzo ważny element działalności przedsiębiorstwa. W prowadzeniu buchalterii niezbędna jest skrupulatność i znajomość przepisów, które zmieniają się w tempie, któremu  trudno dotrzymać kroku. Niezbędny jest solidny partner, gdyż niedbale prowadzona dokumentacja księgowa może narazić firmę na poważne kłopoty. Dobry księgowy natomiast  jest wart swojej wagi w złocie. Dlatego zarówno wielkie korporacje jak i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z outsourcingu księgowości, czyli zlecają prowadzenie dokumentacji przedsiębiorstwa wyspecjalizowanej, w dziedzinie księgowości, firmie zewnętrznej.

Korzystanie z outsourcingowego biura księgowego jest  tańsze niż utrzymanie stanowiska pracy księgowego „na etacie”. Koszt zakupionej usługi  jest niższy niż pensja, koszt sprzętu i niezbędnych szkoleń w które musielibyśmy zainwestować, zatrudniając księgową.

Firmom świadczącym usługi outsourcingowe opłaca się inwestować w nowoczesne technologie, oprogramowanie oraz  w wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dla małych, a nawet średnich firm koszty te mogłyby się okazać nie współmierne do osiąganych korzyści.  Rosnąca konkurencja na rynku outsourcingowych usług księgowych powoduje obniżanie cen, a tym samym większą dostępność do usługi dla małych firm. Oczywiście koszt jest ściśle uzależniony od tego jaki rodzaj usługi wybierzemy. Niektóre biura świadczą nawet usługę „stania w kolejce”, kiedy trzeba odebrać dokumenty z urzędu.

Podstawowy zakres oferowanych usług obejmuje zwykle:

• prowadzenie i zamykanie ksiąg rachunkowych,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• sporządzanie deklaracji podatkowych,
• przygotowywanie analiz i raportów zarządczych,
• budżetowanie.

Od tego jakie usługi zakupimy zależy ich cena.  Najbardziej korzystna, ze względu na możliwość negocjowania ceny,  jest długofalowa współpraca.

Własny księgowy w firmie daje poczucie  kontroli, ponieważ dane i dokumenty są teoretycznie zawsze pod ręką jeśli księguje się je u siebie, a otrzymanie kopii ważnego dokumentu z biura zawsze wymagać będzie trochę więcej wysiłku. Jednakże księgowego też trzeba czasem skontrolować. Każde niedociągnięcie, spada na barki firmy. Jeśli nie chcemy niedociągnięć musimy stale inwestować w szkolenia naszego pracownika, a to generuje kolejne koszty.

Firmy outsourcingowe to również zwiększenie bezpieczeństwa. Wyspecjalizowani w konkretnej dziedzinie księgowości specjaliści są  „na bieżąco” z przepisami prawnymi. Podczas gdy księgowy w firmie będzie zajmował wszystkimi sprawami finansowymi, firma zatrudniona z zewnątrz oddeleguje do konkretnego problemu osobę najbardziej obeznaną z tematem, co mniejsza ryzyko pomyłek. Jeżeli pomimo tego do ksiąg rachunkowych wkradł się błąd, to zewnętrzna firma ponosi pełną odpowiedzialność. Większość firm outsourcingowych chwali się ubezpieczeniem OC od popełnionych błędów.

Jeśli argumenty przemawiające za outsourcingiem w księgowości okazały się wystarczające, wybierzmy odpowiednią firmę, która poprowadzi nasza księgowość.

Aby dobrze wybrać biuro z którym chcemy nawiązać współprace musimy zwrócić uwagę na kilka  szczegółów:

• licencja MF - Każdy kto chce prowadzić biuro rachunkowe, musi posiadać licencję Ministerstwa Finansów.
• OC – Dobrze jest sprawdzić jaki jest zakres ponoszenia odpowiedzialności biura za popełnione błędy.
• Od czego zależy cena usługi? – cennik powinien być przejrzysty, ukryte koszty to zmora każdego klienta.
• Czy oferują doradztwo? -  Czy pracownik biura pomoże Ci np. zoptymalizować podatki?
• Czy biuro świadczy usługi przez internet? - Kiedy prowadzi się firmę, często brakuje czasu, aby osobiście dostarczyć papiery do biura, wtedy usługa internetowa jest bardzo wygodna.
• Czy oferują pełny dostęp do danych i raportów online? - Czasem trzeba coś sprawdzić „na wczoraj”, dostęp on-line jest szybszy i wygodniejszy niż każdorazowe wysyłanie zapytania do obsługującej firmę księgowej.
• Referencje – Najważniejsze z punktu widzenia klienta są opinie innych klientów zarówno te dobre jak i te negatywne, warto więc popytać.

Podsumowując, outsourcing w księgowości prowadzony przez solidną firmę zapewnia nam: pełną obsługę rachunkowo - księgową, minimalizację kosztów, poczucie bezpieczeństwa.  Ryzyko  jakie niesie to wybór firmy  bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadającej odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy doświadczenia. Solidne, dobrze zorganizowane firmy z  profesjonalnym podejściem do wykonywanych  usług  praktycznie eliminują jakiekolwiek ryzyko.