Walka ze złodziejami - Zarządzanie czasem pracy - Lauren Peso Polska S.A.

Walka ze złodziejami

Zarządzanie sobą w czasieZarządzanie sobą w czasie… to temat, o który coraz częściej pytają uczestnicy moich szkoleń. Jak więc gospodarować czasem, by wykorzystać dzień jak najbardziej efektywnie? Badania przeprowadzone w latach 2005- 2008 w firmach informatycznych w Polsce i USA wykazały, ze jest to branża najbardziej narażona na nieefektywne wykorzystywanie swego czasu. Fakt, że informatyk wiele spraw potrafi załatwić nie ruszając się sprzed ekranu komputera, powoduje natłok zadań i informacji, które do niego napływają.

Pamiętam sytuację informatyka w mojej firmie, do którego nawet dzwoniliśmy z drobnymi sprawami. Niestety staliśmy się wygodni i nie chciało nam się samemu wysilić umysłu, by rozwiązać problem. Zatem chwytaliśmy za słuchawkę lub pisaliśmy maila. Gdy w końcu przyjeżdżał do firmy to biegał od działu do działu, od biurka do biurka i załatwiał sprawy, które dla każdego były oczywiście PILNE. Rozwiązaliśmy to w końcu w następujący sposób: szkolenie dla pracowników z podstaw obsługi komputera oraz zatrudnienie na godziny studenta informatyki, któremu nasz informatyk  mógł w końcu delegować błahe tematy, pochłaniające mu zbyt wiele cennego czasu.

Podstawowa zasada, o której mówię na szkoleniach to ustalenie priorytetów działań i zadań do wykonania. Sami musimy sobie określić które zadania są dla nas ważne i pilne czyli te, które musimy wykonać sami. Na te nieważne i niepilne – nie traćmy czasu – po prostu nauczmy się ODMAWIAĆ. Asertywność i umiejętność odmawiania, należy ćwiczyć i stosować. Jak przyzwyczaimy innych ze mogą do nas dzwonić o każdej porze dnia i nocy że odbieramy telefon i odpowiadamy na wszystkie maile oraz z zasady nie odmawiamy pomocy – sami innych do tego przyzwyczajamy. Tak naprawdę pretensje możemy mieć tylko do siebie samego.

  Pilne Niepilne
Ważne - wysoki priorytet
- zadania kryzysowe
- sprawy naglące
- zadania z terminem realizacji i czas potrzebny na przygotowanie się do nich
- przygotowanie
- zapobieganie pewnym sytuacjom
- planowanie zadań
- budowanie relacji z ludźmi
- sprawy z przedłużonym terminem wykonalności
- delegowanie zadań
Nieważne - nasze przeświadczenie że musimy zrobić je sami
- wiele  telefonów
- wiele maili i sprawozdań
- niektóre spotkania
- wiele zwykłych zajęć
- złodzieje czasu
- zbędne codzienne zajęcia
- niezobowiązująca maile
- niektóre telefony
- wypełniacze czasu np. oglądanie TV, nieplanowane zakupy
- plotkowanie


Zasada Pareto
mówi o tym, że 20% naszego czasu jest efektywne i przynosi 80% korzyści . Smutne to, ale cała reszta naszego czasu przynosi marne efekty. Zasada Pareto jest ponadczasowa i odnosi się do większości podejmowanych działań.

Podstawą gospodarowania czasem jest PLANOWANIE tego, co mamy robić danego dnia. Dzień należy planować w 70-80%. Resztę czasu musimy zostawić sobie na sytuacje, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Nigdy nie planujmy na styk. To rodzi tylko niepotrzebny stres. Udowodniono ze stresuje nas nie sama praca, a emocje związane z przygotowaniem się do niej – tempo, wątpliwości czy zdążymy, czy projekt będzie dobrze zrobiony itp. W swojej codziennej pracy musimy wyłowić, nazwać i zacząć eliminować ZŁODZIEI CZASU….. Kim są? To brak planowania, telefony od nic nie znaczących osób, maile, które mogą poczekać z odpowiedzią, przerwy, rozpraszacze w otoczeniu. Przedstawię to na własnym przykładzie - najmniej efektywnie pracuję w domu - włączam telewizor, wyjdę na spacer, zrobię sobie coś do jedzenia, sprawdzę skrzynkę prywatną i tak dalej. Warto obserwować swoje zachowania w takich sytuacjach, znajdować i eliminować swoich złodziei czasu.

Zarządzanie sobą w czasieNauczyłem się w końcu, że jak coś robię to wyłączam telefon. Później oddzwaniam, o czym wie każdy. W zależności kto dzwoni – odzwaniam bardzo szybko jak skończę pracę, a czasem po 2-3 dniach, wiedząc że nie jest to pilna sprawa, a mój rozmówca dzwonił w celach towarzyskich. Wybieram czas rozmowy wtedy, kiedy mi to pasuje. Z wygody rzeczy trudne, wymagające czasu, skupienia odkładamy na później. Zajmujemy się błahostkami, tylko po to, by mieć poczucie że coś zrobiliśmy i szybko widać tego efekty. To łatwe, ale niedobre rozwiązanie. Rzeczy trudne, ważne powinniśmy robić na początku.

Ważne jest umiejętne delegowanie zadań. Planowanie dnia, ustalanie priorytetów i umiejętność delegowania zadań pozwalała mi w pewnej firmie pracować 4-5 h dziennie. Wszystko było wykonane, plany realizowane, a wymierne efekty widoczne gołym okiem. Mogłem do tego doprowadzić tylko przy umiejętnym delegowaniu swoich (nie należy jednak mylić delegowania ze zrzucaniem na kogoś własnej pracy!).  Moja przyjaciółka – menadżer w dużej korporacji miała taką odpowiedź, gdy ludzie przychodzili do niej z problemem/pytaniem – „A jak myślisz?”. Krótko mówiąc -  jak byś sam to zrobił? Po jakimś czasie doprowadziła do tego, że pracownicy nauczyli się przychodzić do niej tylko z naprawdę ważną sprawą, gdyż z pozostałymi nauczyli sobie radzić sami. Niestety, co łatwo zauważyć obserwując ludzi – coraz ciężej niektórym zmusić się do myślenia.

Zdarza się, że menadżerowie których szkolę potrafią podczas szkolenia odpowiadać na „ważne i pilne” maile swoich przełożonych. Co więcej - przełożony wie, że mają w tym czasie szkolenie. Niektórzy uważają, że ciągły stres mobilizuje pracownika. Szybko zapomnieliśmy o tym, że jeszcze 12 lat temu komórki nie były tak dostępne jak teraz. I żyliśmy. Firmy funkcjonowały, ludzie przyjeżdżali na czas na spotkania, komunikacja odbywała się w zupełnie inny sposób i też była skuteczna. Pisaliśmy listy, korzystaliśmy z telefonów stacjonarnych, a gdy byliśmy w drodze, nikt do nas nie dzwonił z pytaniem „gdzie jesteś?”. Gdy sam jestem w takiej sytuacji, aż ciśnie mi się na usta odpowiedź: „w samochodzie”.

Zdarzyło mi się kilka lat temu, że wyjeżdżając na urlop, poinformowałem zarząd o wyłączeniu telefonu komórkowego. Łatwo wyobrazić sobie obecnie 2 tygodnie bez włączonej komórki? Efekt był taki, że moi zwierzchnicy byli o krok od zgłoszenia na policji zaginięcia, a wśród współpracowników zaczęły krążyć plotki na temat moich  domniemanych… problemów alkoholowych bądź narkotykowych! A powodem tego była tylko wyłączona komórka! Widać jaki jest efekt czasów, w jakich żyjemy. Przyzwyczailiśmy się ciągle spieszyć.

Zarządzanie soba w czasieNie powinienem się tym chwalić, ale zdarzyło mi się nie zatrzymać na wezwanie policji w biały dzień. Na swoje wytłumaczenie mam tylko, że była to droga dwupasmowa, a obok jechał inny samochód. Ludzka przekora – „na pewno machali temu drugiemu”. Tym razem niestety to nie był ten drugi, o czym przekonałem się o tym po kilku kilometrach, gdy jak na amerykańskim filmie pojawił się nagle obok mnie radiowóz na sygnale i przez megafon usłyszałem wezwanie do zatrzymania się. Efektem było 18 punktów karnych (o wysokości mandatu nie wspomnę). W zestawieniu z trzema, które już miałem w sumie uzbierało się 21 punktów. I jak tu teraz jeździć? Mogłem skorzystać ze szkolenia organizowanego przez policję, które choć kosztuje to jednak likwiduje 6 pkt, ale nie zrobiłem tego. Postanowiłem ćwiczyć swoją cierpliwość. Rok przepisowej jazdy – 50 km/h w mieście, i maksymalnie 90 km/h poza terenem zabudowanym. W miastach byłem pozdrawiany przez większość kierowców środkowym palcem. Nauczyło mnie to jednak niesamowicie dokładnego planowania czasu jazd. Na spotkania wyjeżdżałem odpowiednio wcześnie, nigdzie się nie spieszyłem, nie stresowałem czy zdążę. Czasem żałuję, że nie weszło mi to w „krew”. Okazało się, że można tak pracować. Wystarczy dobre zaplanowanie działań.

Polacy, jak wynika z badań są jednym z pracujących najdłużej narodów na świecie, ale jednocześnie jednym z najmniej efektywnych. To świadczy o tym, że większość naszego czasu marnotrawimy. Daleko nam do wyluzowanych Włochów czy Hiszpanów, gdzie spóźnienie się na spotkanie 2-3 h jest całkiem naturalne i nawet nikt się wtedy z tego nie tłumaczy. Czas jest pojęciem względnym. W Kostaryce umawiając się na dany dzień na godzinę, np. 12 będzie dobrze, jeśli nasz rozmówca przyjdzie TEGO SAMEGO DNIA!! W światowych badaniach „rankingu szczęścia”  określających zadowolenie mieszkańców danego kraju z życia Kostaryka jest na 1 miejscu. Polska znalazła się dopiero na 77. Jego twórcy brali pod uwagę m.in. wskaźnik PKB, długość życia mieszkańców, ich zadowolenie z życia oraz stan środowiska naturalnego. Zatem jak mówi przysłowie „szczęśliwi czasu nie liczą”.

REASUMUJĄC :
- dobrze zaplanuj działania w ciągu dnia, określając czas jaki jest potrzebny do wykonania tych działań,
- wyeliminuj własnych „złodziei czasu”,
- określaj priorytety zadań – „SAM”, ”DELEGUJ”, ”WYRZUCAJ DO ŚMIECI”,
- naucz się odmawiać: „NIE – POWÓD – RELACJA”,
- wyznaczaj sobie cele i je realizuj,
- zapisuj co masz do zrobienia.

Andrzej Zdanowski
Trener
Lauren Peso Polska S.A.

aktualnosci zobacz wszystkie Lauren Peso
2021-03-15
AC/DC – poznaj najskuteczniejszą metodę oceny pracowników!
wiecej
aktualnosci zobacz wszystkie
Wyniki testu Gallupa dostarczają nam wiedzy, jak pracownicy lub kandydaci do pracy rozwiązują swoje problemy, pozyskują wiedzę i współdziałają z innymi. Dzięki temu wiemy, jakimi zasobami dysponujemy i w czym może tkwić źródło naszego sukcesu, jako całej organizacji.
wiecej